「重要書類の取り扱いについて」ペーパーレス化しませんか。
重要書類、例えば契約書類が紙の場合のコストについて
書類タイプの契約書は作成する側も大変です。恐らく作成担当の心の中では、このアナログな作業はいつまで続くのか・・と思っているはずです。目に見えるコストは紙代・帯シール代・トナー代・郵送代、等々で見えにくいコストは”管理コスト”（契約書の郵送手配から契約書が戻ってきたかどうかにはじまり不備が無いかどうかチェック/署名や押印が必要な箇所の1枚1枚目視確認、機密書類である為、破棄もしづらい、保管にも厳重な注意が必要）ですよね。取引先から送られてきた契約書自体に不備があるケースもあるかもしれません、そうなるとまた最初からやり直しです。業務提携もスムーズに行いたいですね。
解決策は、電子契約書
最近は契約書も書面ではなく、電子契約書を取り入れている企業も増えてきましたね。社内文書も簡単に電子化できるようになってきています。作業的なことはITツールに任せて、人は出来る限り、コミュニケーションやクリエイティブな業務にシフトさせていくことで、新しい価値の提供・創造も加速させることができますね。
電子契約って何？？・・契約のなかで、合意成立の手段として、インターネットや専用回線などの通信回線による情報交換を用い、かつ合意成立の証拠として、電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用するものをいう。Wikipediaの一部引用
契約を結ぶ際の注意点
デジタル化が進んでいない企業の契約締結の場合、絶対ということはありませんが、企業によっては契約書や変更改定書類等の実物が打ち合わせ日からかなり時期が経過し忘れたころに送られてくるケースもあります。契約数などが多いと、配送処理が間に合わないとお客様や取引先を待たせることになりますよね。通常、契約書や条件書の締結するタイミングは、稼働が開始される前であることが多いと思いますが、契約書類の場合は、様々な要因で対応の遅れに繋がることで取引先としては不安を抱えながら取り組まなければならないケースがでてきます。何らかのトラブルが起きる前に世の中の企業にデジタル化が普及することが必要ですね。
「最初に取引先の担当者が話した取引条件や金額と違う？！」
「いつの間にか契約内容が勝手に変更されていた！」なんてことも起こり得るかもしれません。
今後は取引先が安全であるかどうかも、デジタル化が推進されているかも指標になってきますね。
こんな取引相手には要注意！！
これから起業する皆さんも含め下記は必ず注意していただきたい部分ですが、取引において取引相手の担当者を急かしたり、無理な期日や要求をしてくるような会社も絶対に取引しないようにお願いします。取引開始後、要求がエスカレートし従業員に対して無理難題を押すような場合もありますので管理監督が必要です。
新規取引の場合は、見抜けない場合もありますので、万が一関わってしまった場合であっても、早期タイミングで健全な経営体制であり続ける判断をお願い致します。そうでないと働く人達が不幸になるからです。
企業としての取り組みで環境への配慮が必要になっています。
デジタル化が推進されていない企業はペーパーレス化には程遠い職場環境ではないでしょうか。 企業で地球環境保全をうたっていても、社内で紙を使いすぎているのなら環境の配慮が足りませんよね。紙で保管すべきもの、データ化した方が業務効率が良いものを見直していく必要があります。紙の場合はゴミを増やすことにも繋がります。
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契約締結についてのポイント
- BtoBなら電子契約の方がスムーズです。初期費用も無料で始められる電子契約システムも沢山ありますので探してみてはいかがでしょうか。
- 書面での契約の場合は、書面到着前にメールでデータ化されたものをもらっておく等して段取りよく契約締結に繋がるようにしておきましょう。
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